Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, każdy przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania dokumentów firmowych w archiwum. Ważne jest, aby były one przechowywane w takim miejscu, które umożliwi ich szybkie i proste znalezienie w momencie, kiedy będą one potrzebne. Co powinno wiedzieć się o archiwizacji dokumentów? Czym jest to pojęcie? Przeczytaj poniższy wpis i dowiedz się na ten temat więcej informacji.
Czym jest archiwizacja dokumentów?
Proces archiwizacji dokumentów polega na zgromadzeniu wszelkiej dokumentacji firmowej, pogrupowaniu jej na konkretne kategorie oraz zabezpieczeniu jej w taki sposób, aby przez pewien okres czasu była ona zachowana w nienaruszonym stanie. Tak jak zostało wspomniane na wstępie, każdy przedsiębiorca musi we właściwy sposób archiwizować dokumenty. Jest to przede wszystkim konieczność i obowiązek, ale po części również działanie, które wpływa na efektywność i skuteczność pracy przedsiębiorstwa. W ostatnim czasie popularne stało się elektroniczne archiwum dokumentów. Ze względu na korzyści, które ze sobą niesie, korzysta z niego coraz większa ilość przedsiębiorstw. Definiując ten rodzaj archiwizacji, to nie różni się on niczym szczególnym od zwykłej archiwizacji. Jedyną cechą, która odróżnia ją od tradycyjnej formy archiwizowania dokumentów, jest to, że wszelka dokumentacja w formie papierowej zostaje przeniesiona do środowiska cyfrowego.
Najważniejsze korzyści elektronicznego archiwum dokumentów
Korzystając z elektronicznego archiwum dokumentów, każdy z przedsiębiorców może liczyć z tego względu na wiele korzyści. Wśród tych najpopularniejszych i najpowszechniejszych zalet znajdą się oczywiście:
- łatwość oraz szybkość znajdywania dokumentów. Cała dokumentacja firmowa znajduje się w wersji komputerowej i jest uporządkowana w idealnym porządku cyfrowym.
- redukcja kosztów utrzymania przedsiębiorstwa, ponieważ nie trzeba wydawać już tyle pieniędzy na drukowanie dokumentów lub przeznaczać ich na miejsce, które miałoby służyć do przechowywania dokumentów.
- większe bezpieczeństwo dokumentów, ponieważ nigdzie się one nie zgubią oraz dostęp do nich będą mieć tylko uprawnione osoby.
- brak konieczności prowadzenia tradycyjnego archiwum.
